Buchungen

Der Bildschirm Buchungen

Eine Ressource ist das, was gebucht wird: ein Zimmer, eine Leistung, ein Behandler, ein Tennisplatz, ein Verleih…

Ihre Ressourcen haben einen eigenen Bildschirm: Buchungen in der Seitenleiste, direkt unter Shop. Links die Liste, rechts die geöffnete Ressource.

1. Klicken Sie auf Ressource erstellen (oder Neue Ressource, wenn Sie schon welche haben).
2. Wählen Sie eine Vorlage aus der Galerie: Hotel, Ferienhaus, Friseursalon, Arztpraxis, Tennis, Fahrradverleih, Kochkurs… Die Vorlage legt Zeiten, Dauern und Formular fest; alles bleibt danach änderbar.
3. Die Ressource öffnet sich rechts, bereit zur Einrichtung.

Über das Menü … jeder Ressource können Sie sie Bearbeiten, Duplizieren, in der Liste verschieben oder Löschen.

Oben im Bildschirm fasst der Kasten Wie zeigen Sie Ihre Buchungen an? das Wichtigste zusammen: Eine Ressource erscheint auf der Website nur in einer Seite, mit dem Block Buchung. Der Link Seiten öffnen führt Sie dorthin.

Die Ressource einrichten

Die Einstellungen sind auf Reiter oben in der Ressource verteilt:

• Allgemein: der Titel, der Typ (Zeitfenster für Termine oder Zeiträume für Übernachtungen), der Status (Aktiv oder Entwurf), die Buchungs- und Stornierungsfristen;
• Zeiten: Öffnungstage und -zeiten sowie die Schließtage;
• Optionen: die buchbaren Einheiten (Räume, Tische, Zimmer, Leistungen), hinzugefügt mit Buchbare Einheit hinzufügen, ihre Kapazität und ihre Dauer;
• Preise: der Grundpreis, ein Wochenend-Multiplikator, saisonale Zeiträume;
• Formular: die Personenzahl, Telefonnummer als Pflichtfeld;
• E-Mails: der Absender, die an den Kunden gesendete Bestätigung und die Benachrichtigung, die Sie erhalten.

Bei einem Aufenthalt begrenzen Anreisetage und Abreisetage die möglichen Tage: Für eine Vermietung von Samstag bis Samstag kreuzen Sie in beiden Zeilen den Samstag an. Der Kalender graut die anderen Tage aus und nennt die möglichen Tage. Kein Tag angekreuzt: alle Tage.

Für eine Ressource mit Zeitfenstern hat der Tab Zeiten einen Bereich Angebotene Dauern: die Dauern, zwischen denen der Besucher wählt, zum Beispiel 30, 60 und 90 Min. Fügen Sie mit Dauer hinzufügen welche hinzu, entfernen Sie sie, ordnen Sie sie und wählen Sie mit Als Standard die vorausgewählte. Der Grundpreis gilt für die Standarddauer; die anderen werden anteilig berechnet.

Im Reiter Preise lässt die Tabelle Preis nach Personenzahl den Preis mit der Größe der Gruppe variieren, zum Beispiel 60 € für eine Person und 75 € für zwei. Jede Einheit (Zimmer, Platz…) kann ihren eigenen Preis und ihre eigene Tabelle haben. Der Besucher sieht den Gesamtbetrag für seine Gruppe, und genau dieser Betrag wird in der Reservierung gespeichert.

Im Tab Optionen zeigt der Schalter Freie Plätze anzeigen unter jedem Zeitfenster die noch freien Plätze an, zum Beispiel „3 Plätze frei“. Das ist nützlich, wenn mehrere Personen dasselbe Zeitfenster buchen können. Die Website zählt die zu jedem Zeitpunkt tatsächlich belegten Plätze und verkauft nie einen Platz zu viel.

Eine Gruppe auf mehrere Einheiten verteilt

Eine Ressource mit mehreren Einheiten (Räume, Tische, Zimmer, Kajaks…) nimmt auch eine Gruppe auf, die größer ist als jede einzelne: Sie wird in einer einzigen Buchung auf mehrere Einheiten verteilt. Bei einer Gruppe von 10 und Räumen für 6, 4 und 2 wählt der Besucher 10 Personen: TOWeb schlägt die freien Einheiten zum gewählten Zeitpunkt vor, mit möglichst wenigen Einheiten (hier 6 + 4), und den Gesamtpreis. Ein verteilter Aufenthalt behält für alle Nächte dieselben Zimmer, und eine Gruppe, die in eine Einheit passt, wählt sie wie bisher.

Der Kunde erhält eine einzige E-Mail, die jede Einheit und ihre Personenzahl nennt, und sein Stornierungslink storniert die ganze Gruppe. Im Verwaltungsbereich erscheint jede Einheit mit dem Hinweis „Gruppe: Einheit 1 von 2“ und wird einzeln verwaltet. Damit eine Gruppe nie verteilt wird, stellen Sie Max. Personenzahl im Reiter Formular auf die Kapazität Ihrer größten Einheit ein.

Die Stornierung durch den Kunden

Die Bestätigungs-E-Mail des Kunden enthält einen Stornierungslink. Dieser Link öffnet eine Seite Ihrer Website, die um Bestätigung bittet: Nur deren Schaltfläche storniert die Buchung. Ein E-Mail-Virenscanner, der die Links eingehender E-Mails öffnet, kann sie also nicht anstelle des Kunden stornieren.

Buchungen auf einer Seite anzeigen

Der Block Buchung stellt Ihren Besuchern eine Ressource vor:

1. Öffnen Sie die Seite, auf der Ihre Kunden buchen werden.
2. Tippen Sie / und wählen Sie Buchung.
3. Klicken Sie auf den Block: Wählen Sie im rechten Bereich die anzubietende Ressource und dann ihre Darstellung. Haben Sie nur eine Ressource, ist sie automatisch ausgewählt.

Dieselbe Ressource kann auf mehreren Seiten erscheinen. Der Link Ressourcen verwalten → im Bereich bringt Sie zurück zum Bildschirm Buchungen, zur angezeigten Ressource. Sie können eine Ressource auch direkt im Block anlegen (Rubrik Oder eine neue Ressource erstellen): Sie erscheint dann in der Liste des Bildschirms Buchungen.

In der Vorschau folgt der Kalender den echten Zeiten der Ressource (Öffnungstage, geschlossene Tage, Buchungsfristen), mit Beispiel-Verfügbarkeiten: Die echten werden auf der veröffentlichten Website berechnet.

Mit Airbnb, Booking.com… synchronisieren

Für Aufenthalte liefert Ihnen der Abschnitt iCal-Synchronisierung eine Kalenderadresse, die Sie bei Airbnb, Booking.com oder Gîtes de France einfügen: Auf Ihrer Website gebuchte Termine blockieren dort die Daten. Umgekehrt fügen Sie deren Kalender unter Externe Kalender (iCal-Import) hinzu: Deren Buchungen blockieren dann Ihre Website.

Was Sie brauchen

Buchungen funktionieren auf Ihrer veröffentlichten Website bei einem Hoster, der PHP unterstützt. Vollständig sind sie ab der Edition Premium; in der Standard-Edition laufen sie im Demomodus. Ihre Buchungen verfolgen Sie anschließend im Online-Dashboard Ihrer Website.